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浅谈人大办公室文书档案的管理和利用

 
添加时间:2013-04-20 10:24:42  来源:  作者:管理员

东昌府区人大办公室   蔡文博

 

档案是历史的真实记录,汇集着大量的信息。办公室文书档案管理是整个档案管理工作的重要组成部分,也是办公室基础管理水平的重要体现。档案管理的好坏,直接关系到整个机关工作的开展。虽然按照区委“档案进馆”的要求,大部分已移交档案局,但仍有部分档案归人大办公室自行管理。做好办公室文书档案工作,更好利用档案资源为领导决策提供依据,是摆在档案管理人员面前的重要任务,一方面要按照档案管理规范,加强档案管理,提高档案管理质量;另一方面要重视档案的开发和利用,充分利用档案信息资源,为人大常委会的建设发展提供真实、有效的档案信息。

一、文书档案的管理

1、文书档案管理的重点在于收集、保存资料,记载“历史”。

公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定,及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理(立卷)、归档。

文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象,管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来,并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。

2、与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。

文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书档案的质量,如文件的格式、书写材料的质量,如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等,对档案的质量和档案工作都有重大的影响。

3、文书档案内容丰富,载体多样。

由于档案保存期限的不同,这就决定了文书档案载体的多样性。文书档案是人大工作各方面的真实记录和反映,涉及历届人大会文件、人代会文件汇编、常委会文件、常委会公报、办公室文件、人大工作、工作通讯、特种载体档案等方面,形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”,历届县、市、区人大、政府领导人正副职及两院两长的选举情况;历届人大系统、政府职能部门、法官、检察官等干部的任免;决议、决定;各类通知;以及代表登记表、代表当选证书;原人大政协办公楼部分图纸等等,这就形成了文书档案载体的多样性。

二、文书档案开发和利用

1、认真编辑档案信息资料。

组织编印《历史沿革》、《大事记》、《荣誉汇编》等系列资料汇编,展示人大的发展历程。

2、充分利用档案信息资源。

1)利用档案信息资源向常委会领导及上级主管部门提供各种信息近千期,为管理决策和制定规划、计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息。

2)利用档案信息资源,为制定工作质量评价、人事任免、代表议案、建议、批评和意见办理情况;视察、检查、调查情况;启用印章、对乡镇人大主席团的批复以及论文撰写等提供了大量信息资料。

3)利用档案信息资源,为经济发展、自查、自身制度建设等提供了相应的档案资料。

三、实现档案管理现代化、一体化

在当今信息交流高速发达的时代里,档案信息利用有着广阔的发展空间。人大作为国家权力机关和立法机关,在管理和处理各项事务中形成大量文件资料,办公室作为档案管理部门,是对各种文件、资料进行保管、保护,同时还要便于领导随时查阅。

四、强化现代化档案管理工作的几点建议

面对新形势新要求,我认为应从以下三个方面来强化新时期的人大机关档案管理工作。

1.双管齐下,坚持传统管理和现代管理相结合。

过去档案实行手工管理,平时主要是做好资料的收集登记分类工作,到年底进行集中装订,归档入库。这种传统的纸质档案已经延续几十年,也积累了丰富的管理经验,它的特点是稳定可靠安全,但工作量大,查阅不太方便,且保存的要求也比较高,为了防止霉烂虫蛀,还需建设高标准的档案馆室,就我们东昌府区人大机关而言,库存1000余卷档案,就建有专门的档案室。

传统的纸质档案,是历史的真实写照,深深地打下了各个历史时期的烙印,为我们开展工作提供了极大的方便,但随着信息化时代的到来,尤其是无纸化办公的推广,过去一套手工装订整理的办法,已经无法满足现代档案管理的需要,时代呼唤我们采取新的档案管理手段,即电子档案。当然,不管科技怎么先进发达,也不能完全摒弃纸质档案,还是要实行纸质档案和电子档案并存的“双轨制”运行管理模式。

我们东昌府区人大机关档案室除了对常委会会议、主任会议、述职评议等一些重要活动做好传统的纸质管理以外,还相应地做好了对音像、图案等资料的电子管理工作,使两者相辅相成,相得益彰。

2.统一标准,防止各行其是,在提高应用水平上下功夫。

<<档案法>>颁布二十五周年的今天,有关部门也早已制定了统一的档案管理标准,形成了完整的制度,建立了稳定的队伍,积累了丰富的经验,但电子文档作为我们人大机关部门来讲还刚刚起步,尚未有统一的标准和规范,尤其是应用水平还不高,因而,制定电子文档的统一标准,逐步推广应用已迫在眉睫。

目前,档案信息化自动化系统的现状比较混乱,应用软件多而杂,真可谓五花八门,我们办公室三天两头会收到这方面的推销资料,行业内部系统内部应用软件不统一不规范,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能没有得到充分发挥,我们东昌府区人大办公室,曾经上了一套系统,平时也做了一些工作,但利用率还不高,实用性还不强,总觉得没有形成“气候”,要解决这一问题我认为要抓好三个方面:一要统一思想,提高认识。大家共同努力来做好推广和应用工作,不能可有可无,也不能可做可不做,更不能流于形式做表面文章。二要统一标准,整体推进。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,需要上级主管部门、档案管理业务部门协商一致,从而达到整体推动的效果。三要定期检查,跟踪考核。树立一批先进典型,及时推广先进经验,以此来带动和促进人大档案管理工作上台阶、上水平。

3.强化培训,不断提高管理人员自身素质和业务能力。

推进档案信息自动化质量的高低,关键在于人才,目前各级档案管理人员对纸质档案比较熟悉,对信息自动化系统相对来说比较陌生,即使了解也是皮毛而已,为此,我认为要从两个方面入手:

一是抓好现有人才的培训。纸质文件归档工作经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,开展电子文件归档也要以人为本,因此,要有计划地组织他们培训进修,使他们掌握信息技术的新知识,从而造就一批复合型人才,由他们来承担这项工作。

二是引进熟悉计算机技术的骨干力量。从目前我们人大机关来看,这方面的专业人才相对来说比较缺乏,“半路出家”的多,专业化程度还不高。但计算机技术水平直接影响自动化水平的高低,因而要建议有关部门逐步配备和引进这方面的人才,充实和加强这方面的力量,从而提高专业化水平和档案管理质量。

文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源,只有树立规范化、科学化、标准化和现代化的管理,才能保证文件材料的齐全、完整,更好地发挥档案的重要作用,为常委会领导服务,为人大的建设与发展提供强有力的保证。

总而言之,档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作,尤其是我们人大机关,做好这项工作显得尤为重要和迫切。作为档案管理的业务科室、业务人员要耐得住寂寞和枯燥,要发扬乐于奉献的精神、主动服务的精神、精益求精的精神,为人大依法履行职责提供优质可靠的服务。   

 

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